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提高效率的秘訣(轉)

2013年01月25日 方法、技巧 ⁄ 共 5273字 ⁄ 字號 暫無評論 ⁄ 閱讀 837 views 次

法兰克福机场 www.yzupru.com.cn 譯者按:AaronSwartz是個傳奇般的人物,他是一個網絡奇才,也是一個資訊自由斗士。此前筆者對他一無所知,但早就受益于他的智慧。大學階段,筆者很大一部分知識都來自于GoogleReader,而RSS是他14歲跟別人共同創作的作品。天妒英才,美國扭曲的知識產權?;ぶ貧群退痙ㄌ逑蹈墻粕狹司?。AaronSwartz自殺是自由互聯網世界的一個悲劇,作為GoogleReader的深度用戶,筆者十分感謝他在RSS中的貢獻,因此,筆者把AaronSwartz的這篇著名的《HOW TO:Be more productive》翻譯成中文,向他致敬。

總是有人這樣說:“把看電視的時間用于寫小說,你早就完成一部大作了!”這確實讓人很難反駁,因為把時間用在寫書上無疑比看電視更好。然而,這個論調隱含這樣一個假設:不同種類的時間是“可互換的”。你可以輕易用看電視的時間來寫一部小說。但實際上,并非如此。

時間也是分三六九等的。如果在去地鐵站的路上,我發現自己忘帶筆記本了,那么就很難利用這段時間寫幾段小說。工作時,如果總是被打斷的時候,你也很難集中精力有效利用時間。有時候,還有心理作用影響時間的質量:當我興致不錯時,就能積極、高效地工作;而身心俱疲時就只能去看電視了。

如果想提高效率,你就一定要遵循以下準則:首先,你必須充分利用每一類型的時間;其次,你得盡量讓時間變成優質時間。

有效利用時間

選擇值得的工作

寄蜉蝣于天地,渺滄海之一粟。(至少我是這樣被教育的)因此為什么要把這短暫的生命浪費在愚蠢的事情上?人們很容易做一些簡單的事情,然而你更應該捫心自問:我能否做些更有意義的事情?為什么不去做些更重要的事情呢?你也許很難直面這種詰問,(如果你遵循這個法則的話,就會經常問自己:為什么你不在做這世上最重要的事呢?)然而,每前進的一小步都會提升你的效率。

這并不是說你終生都忙于垂名青史,至少我肯定沒有(畢竟,我還在寫這篇文章呢)。但它絕對是我衡量生活的標準。

一心三用

另一個常見的誤解是:專注于一件事情有利于我們高效完成任務。我認為這是無稽之談。此時此刻,我正調整姿勢、鍛煉肌肉、喝著飲料、清理書桌、跟我的兄弟聊QQ,當然我還在寫這篇文章。在過去的一天里,我曾為這篇小文做些準備工作、讀了一本書、吃了點東西、回復了幾封郵件、與朋友們聊天、備份硬盤,還整理了我的閱讀清單。而在過去的一周里,我參與了好幾個軟件項目的開發,讀了幾本書,研究了幾種編程語言,并提出了一些我的看法,等等。

一心三用能夠讓你在不同品質的時間里都能工作。此外,當你在一件事情上卡住,或者感到無聊時,你可以做些別的事情。(這也給你的頭腦一些活動活動的時間)

在一段時間內做多件事情也能夠讓你更富有創造力。創造力就是能夠把在別的領域學到的東西應用于當下的工作中。如果你同時做不同領域的多個項目,你就能借用很多奇思妙想了。

列張清單

同時做多件事情其實沒有那么難——更多的人想同時做無窮多件。但如果你試圖把它們一股腦記在心里,你脆弱的心靈會馬上崩潰。這種同時記住所有要做事情的心理壓力簡直能把人逼瘋。其實解決方法很簡單:把他們都寫下來。

一旦你有這樣的事項清單,你就能按部就班地組織工作了。比如說,我的事項清單是編程、寫作、思考、跑腿、閱讀、聆聽和觀察。

其實很多大項目包含一系列工作事項。舉個例子,寫這篇文章就包括閱讀有關拖延癥的文章、思考各個章節、遣詞造句、發郵件問人問題等。這些事項都是除了寫作之外必須執行的實際工作。我們應該合理安排每個事項,這樣當你有合適的時間時,就能夠不假思索地完成工作。

整合清單與生活

一旦你有了這個事項清單,接下來的問題就變成記得看它,最好無論你要做什么之前都能注意到事項清單。例如,我把最近正在讀的書放在桌子上一摞書的最上面。這樣每當要讀書時,我只需打開最上面的那本。

我也這樣處理電影和電視節目。每聽到值得一看的電影,我就把它拷貝到我電腦中一個特殊的文件夾里。,每當要看電影時,我就直接打開那個文件夾。

我也想過一些更深入的方法。例如,當我檢查博客更新時,就有一個網頁帶著我“待讀”文件夾里的文章彈出來?;蛘叩蔽倚菹⑹?,就彈出一個工作小貼士的網頁。

提升時間質量

上面的建議已經能夠讓你充分利用各種時間,然而更重要的是你得讓時間變得更優質。很多人把自己的時間浪費在上學或上班這種無聊的事情上。如果你在工作或者上學,顯然你應該停止浪費生命。為了進一步提升時間質量,你需要做些別的什么呢?

減少生理限制

隨身攜帶紙和筆

我認識很多有趣的人,他們都隨時攜帶某種口袋筆記本。紙和筆在任何情況下都是可以立即使用的。你可以隨時給別人寫東西、做筆記、或者涂鴉想法等。我甚至在乘坐地鐵時寫過一篇完整的文章。

(我過去經常這么做,但現在我隨身帶著智能機。我不用它發送信息,但智能機能讓我隨時隨地都有閱讀材料(電子郵件),它也能把我隨時記下的筆記推送到電子郵箱的收件箱,而收件箱里都是必須馬上處理的事情。)

避免被打斷

對于需要集中注意力的工作,你應該避免被打斷。最簡單的方法是去個沒人打擾的地方?;蛘吣憧梢愿肀叩娜嗽擠ㄈ攏骸暗蔽曳考淶拿攀槍厴系氖焙蠆灰湊椅搖被蛘摺拔掖隙?,你就在Q上給我留言”(然后你就可以一直工作到閑下來才去看QQ留言)

你不會希望做得太過份。有時如果遭遇了劣質時間,你就應該去做些別的事情。比如說:去幫別人解決他們遇到的問題就比坐在電腦前刷微博強得多。這就是為什么要約法三章:當你真的無法集中注意力時,你是可以搭把手幫他們做些別的事情。

緩解心理束縛

吃飯,睡覺,鍛煉

餓肚子或者疲憊或者焦躁時,你正遭遇劣質時間。解決方法很簡單:餓了就吃飯,困了就睡覺,不高興了就鍛煉。我自己有時候也做得不好。我不喜歡找吃的,所以就經常餓著肚子工作,一直干到累得自己也沒力氣拿食物了。

工作中,人們容易這樣對自己說:“我也覺得累了,但現在還不能休息。我還沒干完呢!”實際上如果你先小憩一會兒,剩下的劣質時間就會變成優質時間,你的工作效率會更高。而且早晚你都得睡上一覺。

其實我不經常鍛煉,似乎我也不是告誡大家要積極鍛煉的最佳人選,但我正努力嘗試增強鍛煉。躺著看書時,我會做仰臥起坐;步行出門時,我往往跑著過去。

與開朗的人為伍

緩解心理束縛非常困難,然而跟開朗的人交朋友對此有益。我發現自己跟PaulGraham或DanConnolly聊過之后,就更享受工作。他們簡直就是在輻射正能量!人們通常認為把自己關在房間里不見外人,就能夠開始工作了。但令人泄氣的是,這種方式實際上極其低效。

分擔工作

即便你的朋友不開朗,跟他一起解決難題也比一個人獨自承擔強。另一方面,幫你分擔工作的朋友也能監督你干活,你不會分心做別的。

拖延癥和精神力場

然而,所有的這一切都試圖回避一個的問題。那些效率低下的人們的關鍵原因在于拖延癥。每個人都在拖延,并不只有你,這是一個骯臟的小秘密。但這并不意味著你不應該對付拖延癥。

拖延是什么?對于外界觀察者而言,拖延就像你在做些有趣的事情(比如玩游戲或者刷微博),而非做你應該完成的工作。(這通?;崛門怨壅呔醯媚閿擲劣擲擔┑嬲奈侍庠謨冢和涎又⒌謀局示烤故鞘裁??

我曾經花了好長時間來研究這個問題。對此,我最好的描述是你的大腦給任務事項施加了一種精神力場。玩過磁鐵的人都知道:同極相斥。移動磁鐵時,你能夠感受到磁場線的邊緣;而如果你把同極磁鐵放在一起,磁場會把磁鐵相互推離。

精神力場就跟磁場的工作原理一樣。我們看不見,但能夠感受到它。你越是努力像完成某件事,精神力場就把你往反向推得越遠。

正如你不能通過蠻力把兩塊互斥的磁鐵固定到一起一樣:你一松手,他們就會分開,我從來沒能純粹的利用意志力來克服精神力場。恰恰相反,你應該足夠機靈:只需轉動磁極。

那么究竟是什么造成了精神力???我認為主要有兩個原因:一是工作本身難度較大,二是自己被人指派需要工作。

面對困難

分拆工作

工作困難的第一個原因是過于龐大。假設你希望編寫一個食譜整理程序。沒有人能坐下來馬上開始編寫代碼。創造一個程序只是是目標,而非具體可執行的工作事項。工作應該是具體、特定的一步,能夠帶你走向目標。像“畫一個虛擬窗口能夠顯示食譜”這種工作就是一個良好的開端。從這一步開始,你知道能做什么了。

當你邁出了第一步,第二步就變得更加清晰。你要構思食譜的構成,做什么樣的搜索功能,如何構建食譜數據庫等。馬到成功,勢如破竹。當你全心全力投入可執行的每一步時,難題就變得容易多了。

對于我的每一個大項目而言,我都會思考下一步應該做什么,然后把它們列入分類事項清單中(見上文)。而每當我暫停某個項目時,我都會在清單里寫下一步的計劃。

簡化工作

工作困難的第二個原因是過于復雜。比如:寫一本書就看起來很艱巨,所以我們要從一篇文章起步。如果一篇文章也嫌太多,那就先寫一段文字。最重要的是你要開始著手做些事情。

一旦起步,你就能夠更加準確地評判和理解工作中的困難。改進已有的工作可比從一張白紙做起簡單多了。如果你順利地寫出了段落,或許它可以變成一篇文章,然后是一本書。一步接一步,一部宏偉的著作就這樣誕生了。

思考難題

通常情況下,一點靈感是解決難題的關鍵。如果你不了解某個領域,顯然你需要做些調研:看其他人是怎么做的,先找到一些感覺;然后試著進一步全面了解該領域。而后,處理一些小問題練練手,檢驗一下是否掌握要領。

被分配的任務

這是指那些你被要求完成的工作。無數心理學實驗證明:當你試圖激勵別人做事情時,他們就傾向于不合作或者故意做得很差。胡蘿卜加大棒這種外在激勵似乎殺死了心理學家口中的“內在動機”——你對困難的天然興趣。(這是社會心理學領域被重復研究、也是被研究得最透徹的領域:有超過70項研究證明獎勵會破壞完成任務的興趣)人們內心深處似乎抵制這種被要求完成的任務。

奇怪的是,這種現象并不僅局限于別人,甚至當你告訴自己要做什么的時候也會出現。如果你告訴自己:“我應該做XX,這是目前最重要的事情”,突然之間,XX就成為世上最艱難的事情。然而,一旦YY成為你當下最該做的事情時,原來的XX就變得可愛起來。

創建虛假任務

由此,我們可以提出一種解決方法:如果你想做XX,就告訴自己要做YY.不幸的是,這樣有意騙自己有些困難,因為你知道自己的一舉一動。所以,你要更加雞賊才能騙到自己。

比如讓外界分配任務給你。最著名的例子莫過于研究生必須完成的畢業論文,只有完成這個艱難的任務他們才能畢業。因此為了避免寫畢業論文,研究生們樂于完成其他困難的任務。

這種虛假的任務必須看起來十分重要(你只有寫畢業論文才能畢業?。┯峙喲螅鬩瓿墑僖澄惱攏?,但實際上不完成也不會死。

不要給自己布置任務

我們很容易說:“好吧,我需要把眼下的一切都放一邊,集中精力完成這篇文章?!備愀獾氖?,你甚至想用一些獎勵收買自己,比如“如果我完成了這篇文章,就吃顆糖果”。但是最糟糕的還是讓別人強迫你做。

這三種情況都非常容易發生,我也都用過以上手段激勵自己,但完全適得其反。因為你已經是在給自己分配任務了。然后,你的大腦會盡可能逃避這些工作。

把事情變得有趣

我們往往被告知:吃得苦中苦,方為人上人。但實際上解決難題差不多是我最享受的工作了。一個棘手的問題不僅能讓你全神貫注地投入其中,更能讓你收獲解決難題之后美妙的成就感。

所以,驅動自己做事情的秘訣不是說服自己必須要做,而是告訴自己這很有趣。如果它真的很無聊,那你就把它變得有趣。

我第一次認真對待這個問題時,正在讀大學。那時候我被要求寫論文,其實寫論文也不是一件特別難的事情,但它是被強加于我的。誰自愿寫那么長地論文以討論兩本書的聯系呢?為了讓它變得有趣,我就從把論文變成我自己的小笑話開始。我決定用不同的風格寫一段段文字,盡我所能地模仿各種各樣的言論。(這樣做還有上文討論過的好處:總算邁出了第一步)

使事情變得更有趣的另外一個方法是解決模型問題。例如,與其構建一個Web應用,不如建立一個Web應用的框架模式,然后把該Web應用當作一個模型APP。這樣不僅會讓任務變得更有趣,工作的成果也往往會更有用。

結論

關于效率確實有很多誤區:比如時間是可以替換的,專注做一件事情更高效,自我獎勵能提高效率,艱難的工作都是苦逼的,拖延癥是不正常的。這些誤區的共同本質在于:扭曲你的天性。

對于絕大多數人的絕大多數工作,都是如此。你難道是真的喜歡寫無聊的文章或記錄毫無意義的備忘錄嗎?如果社會強迫你這樣做,你傾聽內心,咆哮出內心的呼喊。

如果你在努力做一些值得為之付出的事情,就更不應該關閉心靈的窗戶了。恰恰相反,高效的真正秘密在于傾聽身體的聲音。餓了就吃,困了就睡,累了就休息,做有趣的事情。這看起來如此簡單,沒有任何花哨的言語,也不需要堅強的意志力,更不像那些人生導師的忠告。聽從內心看起來就像常識,但社會的羈絆使得我們都誤入歧途。如果你真的希望變得高效,很簡單,是時候轉身了。

本文來源:月光博客,原文地址://www.williamlong.info/archives/3347.html

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